Van sturingsdriehoek naar vertrouwensdriehoek

Publicatiedatum 06-07-2023, 14:00

Op de jaarlijkse IKEA-dag kwamen ook dit jaar eigenaarsadviseurs van alle departementen bij elkaar om van elkaar te leren. 

Eigenaarsadviseurs reflecteren tijdens jaarlijkse IKEA-dag op hun rol

Op de jaarlijkse IKEA-dag kwamen ook dit jaar eigenaarsadviseurs van alle departementen bij elkaar om van elkaar te leren. Het ministerie van BZK was dit keer de organisator. Met verschillende workshops en sprekers werden een kleine honderdtal eigenaarsadviseurs uitgedaagd om niet alleen te luisteren, maar ook gelijk te reflecteren op hun rol en zelf aan de slag te gaan. Het onderwerp van dit jaar was vertrouwen. Een belangrijk onderdeel van het werk als eigenaarsadviseur dat in de dagelijkse praktijk vaak onderbelicht blijft. 

Dit jaar opende Ronald Barendse, plaatsvervangend directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (VBR) als ervaren eigenaar, het congres als hoofdspreker. Hij benadrukte het belang van een goed begrip van de rol van de eigenaarsadviseur om de effectiviteit van de beleidsuitvoering te verbeteren. ‘Dit betekent  dat je rol in niet alleen buigt naar de kant van de opdrachtgever of opdrachtnemer, maar dat je juist de volledige lijn meeneemt in je adviezen.’ Volgens Barendse gaat dit om veel meer dan KPI’s en oneindige rapportages. ‘In die “betere onderbouwing van beleid, evaluatie en de enorme berg aan informatie, vergeten we in elk gesprek te vragen “Hoe gaat het? Waar zit je zorg? Wat was de bedoeling? Welke maatschappelijke opgave streven we na?”

Het werk is dan ook volgens Barendse niet dat van een controleur, maar van een betrouwbare adviseur. ‘Dit vereist kwetsbaarheid, en vertrouwen. En dat kan lastig zijn.’ 

Workshops: aan de slag met vertrouwen 

Juist over kwetsbaarheid en vertrouwen voerden de eigenaarsadviseurs tijdens de 4 verschillende workshops samen het gesprek en gingen hiermee aan de slag. 

1. ‘Tussen regels en praktijk, omgaan met bestuurlijke spanning’ (J&V) door Karolien Hupkes en Richard van der Zand.
2. ‘Hoe werkt vertrouwen in de waan van de dag?’ (EZK) door Charlotte Zwemstra en Yeal Kappers
3. ‘Psychologische veiligheid, de onderliggende basis van vertrouwen’ (ADR) door Renate Meier, Marijn Oudshoorn, Eric Pothast. 
4. ‘Vertrouwen leidt tot risico-toelatend gedrag, werken aan de onderliggende factoren van vertrouwen’ (BZK) door Paul Jan Linker 

Paneldiscussie: Vertrouw elkaar als team, om ook als team vertrouwen te krijgen

Na de workshops legde het panel van ‘dwarskijkers’ het vuur aan de schenen van de aanwezige eigenaarsadviseurs met een reeks aan stellingen. Het panel bestaande uit Chris Ravensbergen (VNG risicobeheer), Elske Schrijvers (TwynstraGudde) en Tom Rodrigues (TR consult) gingen met elkaar en de zaal in discussie over dit lastige onderwerp

Elske Schrijvers benadrukte dat contact en nabijheid ontzettend belangrijk zijn om tot goede samenwerking en vertrouwen te komen. Zoek elkaar bijvoorbeeld op of bel elkaar. Investeren in de samenwerking gaat namelijk niet alleen over de inhoud of het proces, maar ook over interesse in de ander. Waar zit je collega in de driehoek bijvoorbeeld mee? En welke oplossingen kun je samen zoeken? Waar kun je elkaar helpen? Elske pleit daarnaast voor werkvormen die patronen kunnen doorbreken. Elske: “Gebruik bijvoorbeeld eens kunst om elkaar beter te begrijpen wat de ander precies ziet en ervaart en vertaal dat dan samen naar jullie opgaves. Meervoudig ervaren en kijken helpt enorm om taaie vraagstukken samen aan te vliegen”.

Tom Rodrigues benadrukte de samenwerking van eigenaarsadviseurs in de teams, maar ook van vakgenoten. ‘Ga niet opnieuw elke keer het wiel uitvinden, maar bouw op goede ervaringen van andere eigenaarsadviseurs.’ Daarnaast ziet Tom dat het publieke debat verruwt en dat dit ook effect heeft op de relatie die de ambtelijke ondersteuning heeft met bewindspersonen. “Daarbij is het nog belangrijker geworden om elkaar in het team echt te vertrouwen. Als je als team vertrouwen wil ontvangen, moet je vooral op elkaar kunnen vertrouwen dat je als team het juiste doet: de effectiviteit van de beleidsuitvoering waarborgen en verbeteren.” Elske Schrijvers en Chris Ravensbergen beaamden dit.  

Na deze discussie met veel interactie met de aanwezige eigenaarsadviseurs werd er nog stevig nagepraat onder het genot van een hapje en een drankje.

Opleiding: Samenwerken aan Beleid en Uitvoering

Wil jij als eigenaarsadviseur ook de effectiviteit van jouw rol vergroten en de samenwerking binnen de driehoek verbeteren? Bekijk dan eens onze opleiding Samenwerken aan Beleid en Uitvoering (SaBU) op https://www.rijksacademie.nl/opleidingen/financieel-management/samenwerken-aan-beleid-en-uitvoering