Leerwerkatelier: soft controls

Publicatiedatum 29-06-2021, 0:00

Een rijk gesprek over de risico’s in de organisatie, dat is wat je als risicomanager wil bereiken. Hoe kunnen soft controls daaraan bijdragen? Soft controls zijn de informele beheersfactoren binnen een organisatie die van invloed zijn op het gedrag. Gezien het grote aantal aanmeldingen voor het leerwerkatelier Risicomanagement op 24 juni, bleek dit een actueel en relevant thema.

Een rijk gesprek over de risico’s in de organisatie, dat is wat je als risicomanager wil bereiken. Hoe kunnen soft controls daaraan bijdragen? Soft controls zijn de informele beheersfactoren binnen een organisatie die van invloed zijn op het gedrag. Gezien het grote aantal aanmeldingen voor het leerwerkatelier Risicomanagement op 24 juni, bleek dit een actueel en relevant thema.

Muel Kaptein leerde de deelnemers kijken met de soft controls bril. Kaptein is hoogleraar bij de Erasmus Universiteit en grondlegger van het soft controlsmodel dat in de praktijk het vaakst wordt toegepast. Het soft controlsmodel van Kaptein kent acht factoren: helderheid, bespreekbaarheid, voorbeeldgedrag, betrokkenheid, uitvoerbaarheid, transparantie, aanspreekbaarheid en handhaving. Door in de organisatie langs deze lijn het gesprek te voeren, zet je soft controls meteen in werking door de risico’s bespreekbaar te maken en betrokkenheid te creëren. Hoe werken de softe elementen (samen) aan het bevorderen van het gewenste gedrag voor bijvoorbeeld informatieveiligheid? Of bij een ander voorbeeld: welke gedragsfactoren beïnvloeden het risico op schending van de 1,5 meter coronamaatregel?

Wanneer ben je in balans? Niet dat regels, afspraken en protocollen onbelangrijk zijn geworden en je vanaf nu al je tijd aan de soft controls moet besteden. Maar, vooral in organisaties waarin oplossingen snel in de hoek van de harde beheersmaatregelen worden gezocht, moet je soms tegenhangen en overhellen om ergens in het midden uit te komen.
Kaptein adviseert om laagdrempelig te beginnen. Bijvoorbeeld door een aantal incidenten te analyseren vanuit soft controls oorzaken. Hoe heeft bijvoorbeeld het gedrag van het management (voorbeeldgedrag) kunnen bijgedragen aan het incident? Je kunt ook een aantal soft controls in de organisatie een tijdje observeren, of op één soft control tijdelijk extra sturen. Benader soft controls vooral niet te instrumenteel zoals je met harde beheersmaatregelen zou doen, registreren, sturen en controleren, want dan doe je de rijkdom ervan tekort.

De volgende leerwerkbijeenkomst risicomanagement vindt plaats op 23 september. Dan verkennen we samen met Jan van Tol het thema risico-regelreflex, ofwel overreageren. Hoe voorkom je disproportioneel omgaan met risico’s met maatregelen waarvan de baten duidelijk niet opwegen tegen de kosten en/of de maatschappelijke bijwerkingen? De sessie in het leerwerkatelier biedt inzicht in de werking van de risico-regelreflex en de daarmee samenhangende krachten en tegenkrachten. Je kunt je aanmelden via onze website.

Het leerwerkatelier risicomanagement is een rijksbreed netwerk voor adviseurs, controllers en auditors met risicomanagement in hun takenpakket. Vier keer per jaar organiseert de Rijksacademie in samenwerking met de afdeling Besturing, Bekostiging en Externe verslaggeving (BBE) van de directie Begrotingszaken, een online bijeenkomst voor kennisuitwisseling op het gebied van risicomanagement.